Iratmegőrzéssel kapcsolatos NAV-állásfoglalás

A Győr-Moson-Sopron Vármegyei Kereskedelmi és Iparkamara Adóügyi Kerekasztal munkacsoportjában iratmegőrzési kötelezettséggel kapcsolatban felmerült kérdésekre az alábbi tájékoztatást adta a Nemzeti Adó- és Vámhivatal:

"A tényállás szerinti esetben a gazdálkodó szervezetek a korábbi évek beszerzéseit, beruházásait alátámasztó számlákat és egyéb számviteli bizonylatokat a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 169. § (2) bekezdése szerinti általános megőrzési idő elteltére
hivatkozva leselejtezik, miközben az érintett készletek, tárgyi eszközök vagy beruházások a mérlegben továbbra is szerepelnek, illetve azokhoz kapcsolódó adójogi joghatások még fennállnak. Ezzel kapcsolatban merült fel kérdésként, hogy az iratmegőrzési kötelezettség milyen időtartama vonatkozik.

Az Szt. valódiság elve alapján a könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük (Szt. 15. § (3) bekezdés). Emellett fontos az Szt. 165. § (2) bekezdésének rendelkezése is, mely szerint a számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén –
előírásszerűen javítottak.

Amennyiben az adózó egy eszköz tekintetében az Szt., valamint a társasági adóról és az osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény szerinti értékcsökkenési leírást számol el a könyvviteli nyilvántartásában, úgy annak összege az üzleti évről szóló beszámolónak is része lesz, továbbá az adott üzleti év adóalapját is befolyásolja. Ugyanez igaz lehet az adózó számviteli nyilvántartásában lévő készletek, beruházások, tárgyi eszközök esetében is.

Az Szt. hatálya alá tartozó adózóknak az Szt. fentebb hivatkozott 169. § (2) bekezdés értelmében az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, illetve a naplófőkönyveket vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább nyolc évig kell megőrizni. Ezzel összhangban rendelkezik úgy az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL.
törvény (a továbbiakban: Art.) 9. § e) pontja, hogy az adózó az adó és a költségvetési támogatás megállapítása, megfizetése (kiutalása) érdekében köteles a jogszabályban bizonylat kiállítására és megőrzésére. Az Szt. és Art. tehát az adózóra telepíti a bizonylat megőrzésének
kötelezettségét.

Az Szt. 169. § (1)-(2) bekezdései a „legalább” fordulatot alkalmazzák, amely egy minimális időtartamot jelent a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok tekintetében. Azonban az adózó érdeke és jogszabályi kötelezettségei alapján ez az időtartam adott esetben hosszabb is lehet.

A mérlegben szereplő, nem a tárgyévben beszerzett eszközök beszerzéseit alátámasztó számlák és egyéb számviteli bizonylatok a könyvviteli elszámolást – különös tekintettel a majdani költség, illetve ráfordítás elszámolására – közvetetten alátámasztó bizonylatnak minősülnek. A mérlegben szereplő eszközök valódiságát a leltár támasztja alá (Szt. 69. §).

Az Art. 78. § (3) bekezdése értelmében az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie. Ugyanakkor az elévülési időszak és ezáltal a megőrzési időszak bizonyos esetekben meghosszabbodhat, így például az adózó javára mutatkozó önellenőrzés meg is szakítja az elévülést.

Az ellenőrzési eljárásban az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény (továbbiakban. Air.) 98. § (1) bekezdés értelmében a bizonyítási teher alapvetően az adóhatóságot terheli, azonban az Air. 98. § (3) bekezdés értelmében, ha az adózót adómentesség, adókedvezmény illeti meg, ezt okirattal vagy más megfelelő módon köteles bizonyítani, tehát a bizonyítási teher megfordul. A beadványban szereplő értékcsökkenés például egy adóalap kedvezmény, tehát alkalmazható rá a fenti eljárási szabály. Ha az adózó az iratokat a lineáris 8 éves szabályra hivatkozva már megsemmisítette, a bizonyítási kötelezettségének nem tud eleget tenni. Ennek egyenes következménye a költségelszámolás elutasítása, az adóhiány megállapítása és az adóbírság kiszabása. A hosszú távú értékcsökkenési leírást alátámasztó bizonylatok megőrzése tehát az adózó érdeke is, hiszen, ha az adóhatóság
ellenőrzést folytat le és ennek keretében vizsgálja a fentieket, akkor ezen bizonylatok hiányában a költségelszámolást nem fogja elfogadni. Ezen a ponton tehát az adózónak kell hitelt érdemlően bizonyítania, hogy a mérlegben szereplő bruttó érték valós és jogszerű volt, hogy az
eszköz beszerzése ténylegesen megvalósult, és hogy a választott leírási kulcs megfelel a számviteli politikának. Ha az adózó önként döntött olyan leírási módszer mellett, amely meghaladja az általános elévülési vagy megőrzési időt, ezzel implicit módon vállalta a kapcsolódó bizonylatok hosszabb távú megőrzését is.

A fentiek alapján – meglátásunk szerint – helytelen az az adózói gyakorlat, mely szerint a fentiek szerinti eszközökhöz kapcsolódó számviteli bizonylatokat egyes adózók az Szt. 169. § (2) bekezdése szerinti általános megőrzési idő elteltére hivatkozva leselejtezik. Álláspontunk szerint, amennyiben ugyanazon bizonylatot az Szt. előírásai szerint is, valamint az Art. vonatkozó rendelkezése szerint is meg kell őrizni, akkor a hosszabb megőrzési időtartam a mérvadó, azt kell az adózónak figyelembe venni. Emellett figyelemmel kell lenni arra is, hogy az Szt. és az Art. hivatkozott rendelkezése általánosságban határozza meg az iratok megőrzésére irányadó minimum időtartamot, az azonban – ahogyan azt fentebb kifejtettük – lehet hosszabb idő is.

Tájékoztatom, hogy a válaszlevél tartalma szakmai véleménynek minősül, kötelező jogi erővel
nem bír."